Privacyverklaring MijnEnergiebank

1. Wie is verantwoordelijk?

MijnEnergiebank is een handelsnaam van Nationale Woongroep B.V., gevestigd aan St Pieterstraat 81, 6463 CS Kerkrade, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42404894. Nationale Woongroep B.V. is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in deze verklaring worden beschreven.

Privacycontact: Jesper Poulina, via info@mijnenergiebank.nl of +31 6 44542238. Website: https://mijnenergiebank.nl. Er is geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld.

2. Voor wie en waarvoor geldt deze verklaring?

Deze verklaring geldt voor bezoekers van onze website, personen die de Batterijcheck invullen, leads, klanten, voormalige klanten, contactpersonen van zakelijke relaties, leveranciers en installatiepartners. Zij geldt voor onze website, formulieren, e-mail, telefoon, WhatsApp of vergelijkbare kanalen, CRM, offertes, technische controles, installatie, klantportaal, service en marketing.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Contact- en identificatiegegevens: Naam, adres, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer en voorkeurswijze van contact. Bedrijfsnaam, functie, KvK-gegevens en zakelijke contactgegevens wanneer u namens een organisatie handelt.

Woning-, installatie- en energiegegevens: Installatieadres, type woning of pand, eigendomssituatie en bereikbaarheid. Gegevens over zonnepanelen, omvormer, meterkast, aansluiting, fasen, groepen, laadpaal, warmtepomp en andere relevante elektrische installaties. Jaarverbruik, opwek, teruglevering, energierekening, contracttype en — alleen wanneer u die vrijwillig aanlevert — slimme-meter- of verbruiksprofielen. Foto's, video's en documenten van de meterkast, installatielocatie, energierekening en bestaande apparatuur.

Offerte-, contract- en betaalgegevens: Aangevraagde producten en diensten, adviesuitkomsten, technische notities, offerte-, order-, factuur- en garantiegegevens. Betaalstatus en noodzakelijke transactiegegevens. Wij vragen nooit om uw bankinloggegevens of pincode.

Communicatie- en servicegegevens: E-mails, chat- en WhatsAppberichten, gespreksnotities, afspraken, klachten, reparaties, veiligheidsmeldingen en uw contactvoorkeuren. Gespreksopnamen uitsluitend wanneer vooraf duidelijk is gemeld dat wordt opgenomen en op basis van een passende grondslag.

Website-, apparaat- en marketinggegevens: IP-adres, browser- en apparaatgegevens, bezochte pagina's, formuliergebruik, cookie-identifiers en campagnegegevens, voor zover toegestaan en waar nodig na toestemming. Bron van de lead, UTM- en advertentiegegevens, toestemmingsteksten, datum/tijd van toestemming, afmeldingen en bezwaren.

4. Hoe verkrijgen wij gegevens?

Wij ontvangen gegevens rechtstreeks van u wanneer u onze website gebruikt, een formulier invult, contact opneemt, een offerte aanvraagt, documenten uploadt, een overeenkomst sluit of service vraagt. Wij kunnen gegevens ook ontvangen van een installatie- of verwijspartner, leadplatform, advertentieplatform of zakelijke partner. In dat geval controleren wij waar mogelijk de bron, de mededeling die u heeft gezien en het bewijs dat het contact en eventuele marketing zijn toegestaan. Wanneer gegevens niet rechtstreeks van u zijn verkregen, informeren wij u uiterlijk bij het eerste contact of, als dat eerder is, binnen één maand over de bron en de relevante verwerking.

Voor zakelijke prospectie kunnen wij openbare bedrijfsgegevens gebruiken wanneer dit noodzakelijk en proportioneel is. Wij gebruiken geen gekochte consumentenbestanden zonder aantoonbare rechtmatige herkomst en passende toestemming.

5. Doelen en grondslagen

6. Batterijcheck, profilering en AI

Voor een Batterijcheck of offerte zijn de gemarkeerde contact-, woning-, installatie- en energiegegevens nodig om uw aanvraag te beoordelen en een passend voorstel te maken. U bepaalt zelf of u aanvullende gegevens, zoals een energierekening, detailverbruiksprofiel of foto's, aanlevert. Zonder noodzakelijke gegevens kunnen wij de aanvraag mogelijk niet volledig beoordelen, geen betrouwbare offerte maken of de installatie niet veilig voorbereiden. Wij leggen bij het formulier uit welke velden verplicht zijn en waarom. De Batterijcheck kan antwoorden automatisch combineren tot een indicatief advies of een prioriteit voor menselijke opvolging. Een uitkomst is geen definitieve productspecificatie, kredietbesluit of bindende offerte. Een medewerker beoordeelt de technische en commerciële situatie voordat een overeenkomst wordt gesloten.

Wij kunnen AI gebruiken om gesprekken te routeren, vragen te beantwoorden, conceptberichten te maken of informatie samen te vatten. Wanneer u rechtstreeks met een AI-systeem communiceert, maken wij dit uiterlijk bij het eerste contact duidelijk. U kunt vragen om een medewerker. Wij nemen geen uitsluitend geautomatiseerde beslissing met rechtsgevolg of vergelijkbaar aanzienlijk effect, tenzij dit later specifiek wordt ingevoerd en vooraf afzonderlijk wordt uitgelegd.

7. Met wie delen wij gegevens?

Wij delen alleen gegevens die voor het betreffende doel nodig zijn met interne bevoegde medewerkers en met geselecteerde dienstverleners. Dit kunnen zijn:

• installateurs, inspecteurs, fabrikanten, leveranciers, logistieke partijen en servicepartners;
• CRM-, hosting-, cloud-, e-mail-, telefonie-, planning-, e-signing- en klantenserviceproviders;
• betaal-, boekhoud-, incasso-, verzekerings-, juridische en auditdienstverleners;
• Google, Meta en andere advertentie- of analyseproviders, uitsluitend voor de geactiveerde functies en waar vereist na toestemming;
• netbeheerder of Energieleveren.nl wanneer wij met uw opdracht en gegevens de registratie ondersteunen;
• toezichthouders, opsporingsinstanties of andere partijen wanneer de wet dit vereist.

Wij leggen per actieve dienstverlener vast welke rol deze heeft, welke gegevens worden verwerkt, waar de verwerking plaatsvindt en welke afspraken en beveiligingswaarborgen gelden. Op verzoek geven wij nadere informatie over de voor uw verwerking relevante ontvangers of categorieën van ontvangers, voor zover dit geen rechten of vertrouwelijke informatie van anderen schaadt.

8. Installatiepartners: verwerker of zelfstandig verantwoordelijke

Een partner kan gegevens uitsluitend in onze opdracht verwerken, maar kan voor eigen wettelijke, veiligheids- of contractuele taken ook zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn. Wij leggen per samenwerking de rol vast, beperken de gegevensuitwisseling en informeren u wanneer een partner rechtstreeks uw contractspartij wordt.

9. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige technologieproviders kunnen persoonsgegevens buiten de EER verwerken, bijvoorbeeld in de Verenigde Staten. Wij gebruiken dan een geldig doorgiftemechanisme, zoals een toepasselijk adequaatheidsbesluit of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, en aanvullende maatregelen wanneer dat nodig is. Per actieve provider leggen wij de verwerkingslocaties, subverwerkers en het toepasselijke mechanisme vast. Via info@mijnenergiebank.nl kunt u informatie opvragen over de relevante waarborgen en, waar van toepassing, een kopie daarvan ontvangen. Een provider wordt niet voor persoonsgegevens geactiveerd voordat de vereiste controle en overeenkomst zijn afgerond.

10. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig. De concrete termijn hangt af van het doel, wettelijke bewaarplichten, veiligheid, garantie en mogelijke aanspraken. Als uitgangspunt gebruiken wij:

• Onvoltooide leads en offerteaanvragen: maximaal 24 maanden na het laatste inhoudelijke contact, tenzij eerder bezwaar is gemaakt of een langere termijn aantoonbaar nodig is.
• Offertes zonder opdracht: in beginsel 24 maanden na verval of laatste contact.
• Klant-, order-, factuur- en betaaladministratie: minimaal zolang de fiscale bewaarplicht geldt, doorgaans 7 jaar na het relevante boekjaar.
• Technische installatie-, serienummer-, veiligheids-, garantie- en recallgegevens: gedurende de gebruiks-/garantieperiode en waar productveiligheidsregels dit vragen ten minste 10 jaar of langer indien noodzakelijk.
• Marketingtoestemming en bewijs van afmelding of bezwaar: zolang wij moeten kunnen aantonen dat communicatie rechtmatig was; voor elektronische marketing houden wij rekening met de door ACM genoemde bewijsperiode tot 5 jaar na verzending.
• Cookie- en analysegegevens: volgens het cookiebeleid en de feitelijke instellingen van de gebruikte leverancier.
• Klachten en geschillen: zolang behandeling en mogelijke wettelijke aanspraken lopen.

Meer detail staat in het interne bewaartermijnenbeleid. Een wettelijke bewaarplicht kan verwijdering tijdelijk verhinderen.

11. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder toegangsbeperking op rol, sterke authenticatie, actuele software, beveiligde verbindingen, back-ups, logging, leveranciersbeoordeling en procedures voor incidenten. Geen methode is volledig risicoloos. Meld een vermoed beveiligings- of privacyincident via info@mijnenergiebank.nl.

12. Uw privacyrechten

U kunt verzoeken om inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar. U kunt toestemming altijd intrekken zonder dat dit de eerdere verwerking onrechtmatig maakt. Bij direct marketing heeft u altijd het recht bezwaar te maken. U heeft daarnaast het recht niet te worden onderworpen aan een uitsluitend geautomatiseerd besluit met rechtsgevolg of een vergelijkbaar aanzienlijk effect, behoudens de wettelijke uitzonderingen en waarborgen.

Stuur uw verzoek naar info@mijnenergiebank.nl. Wij reageren zonder onnodige vertraging en in beginsel binnen één maand. Bij complexe of meerdere verzoeken kan deze termijn wettelijk met maximaal twee maanden worden verlengd; daarover informeren wij u binnen de eerste maand. Wij vragen alleen proportionele informatie om uw identiteit te controleren en verwijderen verificatiegegevens zodra ze niet meer nodig zijn.

13. Klacht bij de toezichthouder

Neem bij voorkeur eerst contact met ons op. U kunt daarnaast een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via https://autoriteitpersoonsgegevens.nl.

14. Kinderen

Onze producten en diensten zijn niet gericht op kinderen. Laat geen kind zelfstandig woning-, energie- of betaalgegevens verstrekken.

15. Wijzigingen

Wij passen deze verklaring aan wanneer onze verwerking of de wet wijzigt. Op de website staat de actuele versie. Bij een wezenlijke wijziging informeren wij betrokkenen wanneer dat redelijkerwijs nodig is.